見面會(Opening Meeting)。雙方介紹,驗(yàn)廠審計(jì)員(Auditor,可以是買家代表,也可以是第三方審計(jì)機(jī)構(gòu),如CSCC,ITS等機(jī)構(gòu))解釋此次驗(yàn)廠目的,時間安排以及驗(yàn)廠過程中需要供應(yīng)商做的配合工作等。
現(xiàn)場檢查(On-site Inspection)。審計(jì)員和廠方陪同人員檢驗(yàn)工廠。檢驗(yàn)工廠之前,審計(jì)員會要求工廠提供標(biāo)示消防通道和緊急出口的平面圖。檢驗(yàn)過程中,審計(jì)員會依據(jù)審計(jì)要求在現(xiàn)場逐條檢查,如消防設(shè)施、危險品存放等。其間,審計(jì)員可能會現(xiàn)場拍照取證或者要求復(fù)印某些記錄文件,當(dāng)然,這些動作事先都應(yīng)征得廠方同意。審計(jì)員在檢驗(yàn)過程中如果有疑問,還會在現(xiàn)場向工人或者管理人員直接提問。
文件審核(Documents Inspection)。審計(jì)員通常要求工廠出示考勤記錄、工資發(fā)放記錄、員工花名冊、員工保險證明、消防檢查和演習(xí)記錄等文件。審計(jì)員以這些文件反映出的信息判定工廠在工資工時、工作環(huán)境等方面與審計(jì)要求有否不符。審計(jì)員通常還會將這些文檔中的信息和現(xiàn)場的工人回答以及現(xiàn)場取證的信息進(jìn)行核對。比如,審計(jì)員將某倉庫工人的考勤記錄和倉庫收發(fā)貨時間進(jìn)行對比,發(fā)現(xiàn)考勤顯示某日為工廠休息日而倉庫于該日又有收料記錄。這種情況下,如廠方又無法給予合理解釋并提供相關(guān)證據(jù),則視為疑點(diǎn)或直接為不符點(diǎn)。
工人訪談(Workers Interview)。工人面談的對象選擇可以是審計(jì)員在花名冊中隨機(jī)抽取,也可以是有傾向地抽取,如刻意挑選16~18歲的未成年工,又或者是被審計(jì)員在現(xiàn)場檢查時記錄下工號的那些工人。面談的內(nèi)容基本都和工資工時、工作環(huán)境、人權(quán)保護(hù)相關(guān)。為了保護(hù)工人的權(quán)益,面談的過程對廠方嚴(yán)格保密,既不允許廠方管理人員在場,也不允許其在面談室附近區(qū)域逗留。
管理人員訪談(Management Interview)。這個階段已接近驗(yàn)廠尾聲,審計(jì)員會就之前發(fā)現(xiàn)的疑點(diǎn)或者信息不充分的部分做進(jìn)一步提問。訪談對象也是根據(jù)需要隨點(diǎn)隨到,可以是車間拉長、廠長,也可以是財(cái)務(wù)。
總結(jié)會議(Ending Meeting)。審計(jì)員將驗(yàn)廠過程中看到的優(yōu)點(diǎn)和不符點(diǎn)加以總結(jié)。這個總結(jié)會以書面的形式當(dāng)場給工廠確認(rèn)并簽章。如果工廠對其中某些點(diǎn)表示不同意,也可以將意見備注在總結(jié)報(bào)告中。正式審計(jì)報(bào)告一般在5個工作日后送達(dá)工廠。
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